Guys, pernah denger tentang Shared Services Pertamina? Atau mungkin kamu penasaran, sebenarnya apa sih Shared Services itu dan kenapa Pertamina pakai sistem ini? Nah, di artikel ini, kita bakal kupas tuntas tentang Shared Services di Pertamina. Kita akan bahas mulai dari definisi, tujuan, manfaat, sampai contoh implementasinya. Jadi, simak terus ya!

Apa Itu Shared Services?

Shared Services, atau dalam bahasa Indonesia disebut layanan bersama, adalah model organisasi di mana fungsi-fungsi pendukung bisnis yang umum digunakan oleh beberapa unit atau departemen, dikonsolidasikan ke dalam satu entitas terpusat. Fungsi-fungsi ini biasanya bersifat administratif dan transaksional, seperti keuangan, sumber daya manusia (SDM), teknologi informasi (TI), pengadaan, dan layanan pelanggan. Tujuan utama dari Shared Services adalah untuk meningkatkan efisiensi, mengurangi biaya, dan meningkatkan kualitas layanan dengan memanfaatkan skala ekonomi dan standarisasi proses.

Dalam model Shared Services, unit-unit bisnis atau departemen yang sebelumnya memiliki fungsi-fungsi pendukung sendiri-sendiri, kini dapat fokus pada kompetensi inti mereka. Misalnya, unit bisnis yang fokus pada produksi minyak dan gas tidak perlu lagi repot mengurus masalah penggajian atau rekrutmen karyawan. Semua urusan tersebut ditangani oleh Shared Services. Dengan demikian, unit bisnis dapat lebih fokus pada kegiatan operasional yang menghasilkan pendapatan.

Konsep Shared Services ini bukan barang baru. Banyak perusahaan besar di dunia telah menerapkan model ini untuk meningkatkan daya saing mereka. Di Indonesia sendiri, selain Pertamina, beberapa perusahaan BUMN dan swasta juga telah mengadopsi Shared Services. Penerapan Shared Services ini sejalan dengan upaya pemerintah untuk meningkatkan efisiensi dan produktivitas BUMN.

Tujuan Utama Shared Services

Efisiensi dan Efektivitas merupakan tujuan utama dari penerapan shared services. Dengan mengonsolidasikan fungsi-fungsi pendukung, perusahaan dapat menghindari duplikasi pekerjaan dan mengurangi biaya operasional. Bayangkan saja, jika setiap unit bisnis memiliki tim keuangan sendiri, tentu akan ada banyak pekerjaan yang sama yang dilakukan berulang-ulang. Dengan Shared Services, pekerjaan tersebut hanya dilakukan sekali oleh tim yang terpusat, sehingga lebih efisien dan efektif.

Selain itu, standarisasi proses juga menjadi tujuan penting. Dalam model Shared Services, proses-proses bisnis distandarisasi dan dioptimalkan. Hal ini memastikan bahwa semua unit bisnis mendapatkan layanan yang sama dengan kualitas yang sama. Standarisasi juga memudahkan perusahaan dalam melakukan audit dan pengendalian internal.

Peningkatan kualitas layanan juga menjadi fokus utama. Dengan memiliki tim yang ahli dan terpusat, Shared Services dapat memberikan layanan yang lebih baik dan lebih responsif kepada unit-unit bisnis. Tim Shared Services biasanya memiliki keahlian khusus di bidangnya masing-masing, sehingga dapat memberikan solusi yang lebih tepat dan efektif.

Terakhir, Shared Services juga bertujuan untuk meningkatkan fokus pada kompetensi inti. Dengan membebaskan unit-unit bisnis dari tugas-tugas administratif, mereka dapat lebih fokus pada kegiatan yang menghasilkan pendapatan dan menciptakan nilai tambah bagi perusahaan.

Shared Services Pertamina: Implementasi dan Keunggulannya

Nah, sekarang kita bahas spesifik tentang Shared Services di Pertamina. Pertamina, sebagai salah satu perusahaan BUMN terbesar di Indonesia, juga menerapkan model Shared Services untuk meningkatkan efisiensi dan daya saingnya. Implementasi Shared Services di Pertamina dilakukan secara bertahap, dimulai dengan mengonsolidasikan fungsi-fungsi pendukung yang paling umum digunakan oleh unit-unit bisnis.

Salah satu contoh implementasi Shared Services di Pertamina adalah pembentukan Pertamina Shared Services (PSS). PSS ini bertanggung jawab untuk menyediakan layanan di bidang keuangan, SDM, TI, dan pengadaan kepada seluruh unit bisnis di Pertamina. Dengan adanya PSS, unit-unit bisnis Pertamina dapat lebih fokus pada kegiatan eksplorasi, produksi, pengolahan, dan pemasaran minyak dan gas.

Keunggulan Shared Services Pertamina

Ada banyak keunggulan yang diperoleh Pertamina dengan menerapkan Shared Services. Beberapa di antaranya adalah:

1. Efisiensi Biaya: Dengan mengonsolidasikan fungsi-fungsi pendukung, Pertamina dapat mengurangi biaya operasional secara signifikan. Duplikasi pekerjaan dapat dihindari, dan skala ekonomi dapat dimanfaatkan untuk mendapatkan harga yang lebih baik dalam pengadaan barang dan jasa.
2. Standarisasi Proses: Shared Services memungkinkan Pertamina untuk menerapkan standar yang sama di seluruh unit bisnis. Hal ini memudahkan perusahaan dalam melakukan audit dan pengendalian internal, serta meningkatkan kualitas layanan.
3. Peningkatan Fokus: Dengan membebaskan unit-unit bisnis dari tugas-tugas administratif, mereka dapat lebih fokus pada kegiatan inti yang menghasilkan pendapatan dan menciptakan nilai tambah bagi perusahaan.
4. Peningkatan Kualitas Layanan: Shared Services memiliki tim yang ahli dan terpusat, sehingga dapat memberikan layanan yang lebih baik dan lebih responsif kepada unit-unit bisnis. Tim Shared Services juga dapat mengembangkan solusi-solusi inovatif yang dapat meningkatkan efisiensi dan efektivitas operasional.
5. Transparansi dan Akuntabilitas: Shared Services meningkatkan transparansi dan akuntabilitas dalam pengelolaan keuangan dan operasional. Semua transaksi dan kegiatan tercatat dengan baik dan dapat diaudit dengan mudah.

Contoh Implementasi Shared Services di Pertamina

Selain pembentukan PSS, Pertamina juga menerapkan Shared Services dalam berbagai bidang lainnya. Beberapa contohnya adalah:

• Pengadaan Terpusat: Pertamina melakukan pengadaan barang dan jasa secara terpusat melalui satu unit pengadaan. Hal ini memungkinkan Pertamina untuk mendapatkan harga yang lebih baik dan memastikan kualitas barang dan jasa yang dibeli.
• Pusat Data Terpadu: Pertamina memiliki pusat data terpadu yang menyimpan semua data dan informasi perusahaan. Hal ini memudahkan akses data dan informasi bagi seluruh unit bisnis, serta meningkatkan keamanan data.
• Layanan Pelanggan Terpusat: Pertamina memiliki layanan pelanggan terpusat yang melayani pertanyaan dan keluhan pelanggan dari seluruh Indonesia. Hal ini meningkatkan kualitas layanan pelanggan dan memudahkan pelanggan dalam mendapatkan informasi.

Tantangan dalam Implementasi Shared Services

Walaupun memiliki banyak manfaat, implementasi Shared Services juga tidak lepas dari tantangan. Beberapa tantangan yang sering dihadapi adalah:

1. Perubahan Budaya: Implementasi Shared Services membutuhkan perubahan budaya organisasi yang signifikan. Unit-unit bisnis harus rela melepaskan kontrol atas fungsi-fungsi pendukung dan mempercayakan kepada Shared Services.
2. Resistensi Karyawan: Beberapa karyawan mungkin merasa khawatir kehilangan pekerjaan atau kehilangan otonomi. Oleh karena itu, penting untuk mengkomunikasikan manfaat Shared Services kepada karyawan dan memberikan pelatihan yang memadai.
3. Koordinasi dan Komunikasi: Shared Services membutuhkan koordinasi dan komunikasi yang baik antara tim Shared Services dan unit-unit bisnis. Kegagalan dalam koordinasi dan komunikasi dapat menyebabkan masalah dalam penyediaan layanan.
4. Teknologi: Implementasi Shared Services membutuhkan teknologi yang memadai untuk mendukung operasional. Perusahaan perlu berinvestasi dalam sistem dan infrastruktur TI yang handal dan aman.
5. Pengukuran Kinerja: Penting untuk memiliki sistem pengukuran kinerja yang jelas untuk mengukur efektivitas Shared Services. Sistem pengukuran kinerja harus mencakup indikator-indikator yang relevan, seperti biaya, kualitas layanan, dan kepuasan pelanggan.

Kesimpulan

Shared Services Pertamina adalah model organisasi yang mengonsolidasikan fungsi-fungsi pendukung bisnis ke dalam satu entitas terpusat. Tujuan utamanya adalah untuk meningkatkan efisiensi, mengurangi biaya, dan meningkatkan kualitas layanan. Implementasi Shared Services di Pertamina telah memberikan banyak manfaat, seperti efisiensi biaya, standarisasi proses, peningkatan fokus, peningkatan kualitas layanan, dan transparansi dan akuntabilitas.

Walaupun memiliki banyak manfaat, implementasi Shared Services juga tidak lepas dari tantangan. Oleh karena itu, penting untuk mengelola perubahan dengan baik, mengkomunikasikan manfaat kepada karyawan, dan berinvestasi dalam teknologi yang memadai. Dengan implementasi yang tepat, Shared Services dapat menjadi kunci untuk meningkatkan daya saing Pertamina di pasar global.

Jadi, gimana guys? Sekarang udah lebih paham kan tentang Shared Services Pertamina? Semoga artikel ini bermanfaat ya! Kalau ada pertanyaan atau komentar, jangan ragu untuk menuliskannya di kolom komentar di bawah ini. Sampai jumpa di artikel berikutnya!